질문 몇 가지로 시작하겠습니다.
- 이번 달 공제받을 부가세가 얼마인지 아시나요?
- 지난달 지출 가운데 식자재가 몇 퍼센트였는지 아시나요?
- 석 달 전과 비교해 이번 달 전기요금과 수도요금이 얼마나 올랐는지 확인하는 데 몇 분이 걸리시나요?
- 이번 달 인건비가 매출의 몇 퍼센트인지 아시나요?
- 어젯밤 마감을 누가 했고, 마감 점검을 빠짐없이 했는지 지금 확인할 수 있으신가요?
바로 답하지 못하셨다면, 대부분의 매장 사장님과 같습니다. 운영을 소홀히 해서가 아닙니다. 이 질문들에 답하려면 표준 관리가 필요한데, 그게 무엇인지 알려 주는 곳이 없었을 뿐입니다.
모르는 게 당연한 이유
창업을 준비할 때 배우는 것은 대부분 메뉴, 입지, 인테리어, 인허가입니다. 매장을 연 뒤에 매일 쌓이는 영수증과 출퇴근 기록, 체크리스트를 어떤 기준으로 남기고 어떻게 모아 봐야 하는지는 누구도 따로 가르쳐 주지 않습니다. 큰 프랜차이즈 본사는 이 일을 운영팀, 재무팀, 슈퍼바이저가 나눠서 맡는 체계를 갖추고 있습니다. 한 사람이 알아서 익힐 수 있는 영역이 아닙니다.
게다가 매장의 하루는 바쁩니다. 사장님은 주방과 홀을 챙기고, 직원을 뽑고, 거래처와 통화하느라 숫자를 들여다볼 시간이 늘 뒤로 밀립니다. 매장 소식은 직원의 말과 단체방 사진으로 들어오고, 돈의 흐름은 카드 명세서와 통장, 그리고 몇 달 뒤 세무사의 정리로 뒤늦게 들어옵니다. 정보가 여러 곳에 흩어져 늦게 도착하니, 지금 매장이 어떤지 숫자로 답하기 어려운 건 당연합니다.
표준 관리는 생각보다 단순합니다
표준 관리라고 하면 두꺼운 매뉴얼부터 떠올리기 쉽습니다. 실제로는 세 가지를 정하는 일입니다.
- 일하는 방식 — 오픈과 마감, 레시피를 누가 하든 같은 순서로 합니다.
- 기록하는 방식 — 영수증은 같은 분류와 증빙 종류로, 출퇴근은 같은 방법으로 남깁니다.
- 보는 방식 — 매달 같은 숫자를 같은 기준으로 봅니다.
처음의 질문들은 모두 두 번째에서 막힙니다. 영수증을 받을 때 세금계산서인지 간이영수증인지 구분해 두지 않으면 공제받을 부가세를 알 수 없습니다. 이번 달에는 식자재로, 다음 달에는 기타로 적으면 식자재 비율이 계산되지 않습니다. 전기요금이 어느 달엔 공과금, 어느 달엔 잡비로 들어가 있으면 석 달 전과 비교하려고 통장 내역을 처음부터 다시 뒤져야 합니다. 숫자가 없는 게 아니라, 같은 기준으로 쌓이지 않아서 꺼내 볼 수 없는 것입니다.
표준이 없으면 사장님이 관리 비용을 치릅니다
표준이 없는 매장에서 숫자를 알아내는 방법은 사장님이 직접 모으는 것뿐입니다. 월말마다 영수증을 다시 분류하고, 통장 내역을 뒤지고, 직원에게 전화로 확인합니다. 이 시간이 모두 관리 비용입니다. 매출표에는 잡히지 않지만, 사장님이 메뉴와 손님에게 쓸 수 있었던 시간과 판단을 가져갑니다.
이 비용은 사장님이 매장에서 멀어질수록 커집니다. 점장에게 맡긴 매장, 사장님이 상주하지 않는 오토 매장, 두 번째 매장을 연 경우라면 확인할 방법이 직접 가 보거나 전화로 묻는 것밖에 없습니다. 반대로 표준이 있으면 같은 방식으로 남긴 기록을 열어 보면 됩니다. 마감을 했는지는 체크리스트와 사진이 알려 주고, 인건비는 출퇴근 기록이, 원가는 쌓인 영수증이 알려 줍니다. 표준은 사장님이 매장에 있든 없든 매장을 알 수 있게 해 주는 가장 기본적인 시스템입니다.
표준은 채비온이 제시하고, 채우는 건 사장님의 노하우입니다
표준 관리를 처음부터 혼자 설계할 필요는 없습니다. 채비온에는 영수증을 어떤 분류와 증빙으로 남길지, 출퇴근과 급여를 어떤 기준으로 계산할지, 체크리스트를 어떤 형식으로 완료할지가 이미 표준으로 갖춰져 있습니다. 큰 본사의 여러 부서가 나눠 하던 관리 체계의 뼈대를 먼저 깔아 두는 셈입니다.
그 위를 채우는 것은 사장님이 매장을 운영하며 쌓아 온 노하우입니다. 오픈과 마감에서 꼭 확인해야 할 것, 우리 매장만의 레시피, 직원에게 일을 맡기는 방식은 사장님이 가장 잘 압니다. 그 노하우를 표준의 틀에 올려 두면, 누가 일하든 같은 방식으로 일하고 같은 방식으로 기록을 남깁니다. 채비온은 사장님의 운영 방식을 바꾸는 도구가 아니라, 그 방식이 하나의 시스템으로 돌아가도록 날개를 달아 드리는 도구입니다.
기록이 같은 기준으로 쌓이면, 처음의 질문에도 몇 초 만에 답할 수 있습니다.
- 공제받을 부가세 — 영수증을 증빙 종류와 함께 기록하면, 공제되는 지출과 공제되지 않는 지출을 나눠 이번 달 공제 예상 부가세를 계산합니다. 최종 공제액은 세무사 확인이 필요하지만, 증빙이 빠진 건은 미리 찾아 고칠 수 있습니다.
- 식자재 비율과 공과금 — 지출이 분류별로 쌓여 원가율이 자동으로 나옵니다. 전기요금과 수도요금도 매달 같은 분류로 들어가니, 휴대폰이나 PC에서 터치 몇 번, 클릭 몇 번이면 석 달 전과 비교할 수 있습니다.
- 인건비율 — 출퇴근 기록으로 인건비가 계산되고, 매장별 손익에서 매출 대비 인건비율을 봅니다.
- 어젯밤 마감 — 직원이 체크리스트를 사진과 함께 완료하면 매장 일지에 누가 언제 했는지 남습니다.
표준 관리는 원래 알고 시작하는 사람이 드문 일입니다. 다만 모르는 채로 운영을 이어 가면 관리 비용이 먼저 늘어납니다. 표준은 채비온이 준비해 두었으니, 사장님은 매장을 운영하며 쌓아 온 노하우만 가져오시면 됩니다. 표준 위에서 돌아가는 매장은 사장님의 시간을 덜 쓰고도 더 효율적으로 움직입니다. 숫자로 매장을 보고 싶으시다면 도입 문의로 운영 중인 매장을 알려 주세요.