새 도구를 들이면 처음 몇 주는 불편합니다. 메뉴가 어디 있는지 찾아야 하고, 직원들은 익숙한 방식을 두고 새 방식을 배워야 합니다. 기능이 많은 도구일수록 이 시간은 길어집니다.
당연한 일입니다. 포스기도 처음엔 그랬고, 엑셀도 처음엔 그랬습니다. 지금은 손에 익어서 잊었을 뿐, 누구나 한 번은 배우는 시간을 지나왔습니다. 그래서 채비온을 소개하면 가장 먼저 듣는 질문도 이것입니다. "좋은 건 알겠는데, 우리 직원들이 쓸 수 있을까요?"
이 질문에 답하려면, 배우는 시간이 무엇에 쓰이는지부터 보아야 합니다.
몰라도 매장이 돌아가던 시기
매장이 한두 곳일 때는 모든 규칙을 정확히 알지 못해도 매장이 돌아갑니다. 부가세는 세무사가 정리해 주고, 급여는 작년에 하던 방식대로 계산하고, 마감은 믿을 만한 직원이 챙깁니다. 대표님이 매장에 있으니, 빈틈이 생겨도 그 자리에서 메울 수 있습니다.
이건 운영을 소홀히 해서가 아닙니다. 그 규모에서는 규칙을 하나하나 익히는 것보다 매장을 직접 챙기는 게 더 효율적이기 때문입니다. 몰라도 괜찮은 시기가 분명히 있습니다.
몰랐던 규칙이 비용이 되는 지점
그 시기는 매장 수가 정합니다. 매장이 늘고 대표님이 매장에서 멀어질수록, 그동안 몰라도 괜찮았던 규칙들이 하나씩 비용으로 바뀝니다.
제가 채비온을 준비하며 만난 외식업 대표님 열 분 가운데 여덟 분은, 직원에게 준 급여가 어떤 신고를 거쳐야 비용으로 인정되는지 정확히 알지 못하셨습니다. 영수증을 받을 때 어떤 증빙이어야 부가세를 공제받을 수 있는지도 마찬가지였습니다. 모두 매장을 오래, 잘 운영해 오신 분들입니다. 매장이 적을 때는 그 규칙을 몰라도 세무사와 경험으로 충분히 버틸 수 있었을 뿐입니다.
하지만 매장이 다섯 곳, 열 곳이 되면 이야기가 달라집니다. 매장마다 급여 방식이 조금씩 다르고, 영수증 분류가 제각각이면, 월말마다 누군가 그것을 다시 맞춰야 합니다. 놓친 공제는 세금으로, 틀린 급여는 분쟁으로 돌아옵니다. 매출표에는 잡히지 않지만, 이것이 관리 비용입니다.
배우는 시간은 운영 방식을 옮기는 시간입니다
새 시스템을 배우는 시간을 다르게 보면, 대표님의 운영 방식을 시스템으로 옮기는 시간입니다. 우리 회사는 어떤 고용형태에 어떤 급여 기준을 쓰는지, 오픈과 마감에서 무엇을 확인하는지, 영수증을 어떤 분류로 남기는지를 한 번 정해 두는 과정입니다.
이 과정이 불편한 이유는, 그동안 대표님 머릿속에만 있던 기준을 처음으로 꺼내 적어야 하기 때문입니다. 그리고 바로 그 이유로 가치가 있습니다. 한 번 시스템에 옮겨 둔 기준은 매장이 늘어도 다시 배울 필요가 없습니다. 새 매장은 같은 기준으로 시작하고, 새 직원은 같은 순서로 일합니다.
엑셀과 단체방으로 운영하면 매장이 늘 때마다 같은 설명을 반복합니다. 시스템으로 운영하면 배우는 시간은 처음 한 번으로 끝납니다. 학습곡선은 비용이 아니라, 반복될 관리 비용을 미리 줄이는 투자입니다.
그 시간을 대표님 혼자 지지 않도록
그렇다고 대표님이 급여 규칙과 세무 규칙을 처음부터 전부 배워야 하는 것은 아닙니다. 채비온에는 외식업 매장에 필요한 기준이 먼저 깔려 있습니다. 고용형태별 급여 계산 틀, 증빙 종류별 부가세 분류, 사진이 남는 체크리스트 형식이 이미 준비되어 있고, 대표님은 우리 회사에 맞는 선택만 하시면 됩니다.
직원들이 배울 것은 더 적습니다. 직원은 출근할 때 QR을 찍고, 오늘 할 일을 순서대로 체크합니다. 복잡한 계산과 분류는 시스템이 뒤에서 처리합니다. 처음 도입할 때는 제가 직접 셋업을 함께합니다.
몰라도 되던 시기를 지나고 있다면, 모든 규칙을 혼자 익히는 대신 그 규칙이 이미 담긴 시스템 위에서 운영하시면 됩니다. 배우는 시간은 한 번이면 충분합니다.